• Kate S. Stark

Keine To-Do-Liste? Kein Problem! | Was ich aus meinem Produktivitätsexperiment gelernt habe


Vor einer ganzen Weile habe ich auf meinem YouTube-Kanal eine Umfrage gestartet und einige Themen für neue Videos zur Auswahl gegeben, unter anderem auch, wie ich als Vollzeit-Autorin meinen Tag, meine Woche, meinen Monat plane.


Die Antwort lautete damals noch: Ich weiß es nicht, aber auf jeden Fall so viel wie möglich ackern.


Erst, als ich diesen Blogpost dazu schreiben wollte, ist mir aufgefallen, dass ich die völlig falsche Einstellung hatte und deshalb in den ersten Monaten meiner Selbstständigkeit nichts zustande gebracht habe.

Jeden Tag hatte ich mir vorgenommen, wie eine Irre zu schaffen und bin nur allzu oft auf YouTube, Netflix und Co. oder beim Minecraft spielen versackt.


So war es auch beim ersten Mal meiner Selbstständigkeit. Einer der vielen Gründe, weshalb ich mir damals wieder einen Brotjob suchen musste, der mich nur noch mehr ausgelaugt und von meinem Traum als Vollzeit-Autorin abgehalten hat.

Nochmal wollte ich mir das nicht mehr antun. Und mir war klar, eine Veränderung musste her. Eine große, verrückte Veränderung.


Und plötzlich kam mir einige aufregende und gleichzeitig beunruhigende Fragen in den Kopf:

  • Was ist, wenn ich ohne all die vollgeladenen To-Do-Lists und strikten Deadlines besser dran bin?

  • Was ist, wenn ich ohne all diese (teils toxischen) Produktivitätstipps mehr schaffe?

  • Was ist, wenn das der Grund ist, weshalb ich so unglücklich bin, auch wenn ich gerade eigentlich meinen Traum lebe?

Und: Was habe ich schon zu verlieren, wenn ich genau diesen Fragen nachgehe? Recht viel schlimmer als es ehe schon ist, kann es gar nicht mehr werden. Oder?



Die Geburtsstunde meines Produktivitätsexpeiments

Genau das war dieser Moment, als mir all diese Fragen in den Sinn gekommen sind. Finanziell bin ich für mindestens ein Jahr abgesichert, also warum probiere ich es nicht einen Monat lang aus und sehe dann weiter? Vielleicht lerne ich so ja einiges dazu. Über mich, mein Arbeits- und Schreibverhalten und komme am Ende besser mit der Selbstständigkeit zurecht.


Das war die Geburtsstunde des Experiments, aber nicht dessen Start. Davor wollte ich mir schon ein paar Gedanken machen, wie das alles ablaufen soll. Was genau will ich ausprobieren und herausfinden?

Denn die Sorge, ich könnte den Monat vergammeln und faul auf dem Sofa rumliegen, war groß. Eine To-Do-Liste samt Deadlines würde ich schließlich nicht mehr haben, um mich irgendwie vorwärts zu arbeiten. Die Gefahr, dass ich in Faulenzerei abrutsche war groß. Es mussten also schon irgendwie ein paar Regeln her. Oder zumindest Leitlinien.


Die Leitlinien zu Beginn des Experiments

Um diese zu definieren, habe ich mir zunächst einmal angeschaut, was ich bisher tue und was in der Vergangenheit im Bezug auf Produktivität nicht funktioniert hat.

Dazu gehören unter anderem folgende Dinge:

  • Bullet Journaling

  • Time Blocking

  • Tägliche To-Do-Liste

  • strikte Deadlines

  • (SMARTe) Ziele

  • 8 Stunden Arbeitszeit / 5 Tage in der Woche

  • HB90 / 12 Week Year

  • Fokus auf nur einem Projekt

  • Festgelegte tägliche Wordcounts

Anmerkung: Zu erklären, warum diese Dinge nicht für mich funktioniert haben, würden den Rahmen des Blogposts sprengen. Solltet ihr aber trotzdem mehr darüber erfahren wollen, lasst es mich wissen. Ich hätte dazu einiges zu erzählen.


Ich habe mir wirklich viele Gedanken dazu gemacht und mich lange und breit gefragt, warum das alles für mich nicht funktioniert, oder ob es vielleicht auch Teile gibt, die ich doch irgendwie gut fand.

Und dann wurde es Zeit, das ganze auf den Kopf zu stellen und genau das Gegenteil zu tun. Heraus kamen folgende “Regeln”, die ich aber während des Experiments gerne ändern könnte, sollte ich das Gefühl haben, dass sie mir nichts helfen oder zu strikt sind.


Keine festen Ziele mehr

Und in der Konsequenz auch keine Deadlines oder tägliche To-Do-Listen. So viel habe ich euch ja schon verraten.

Einige von euch werden sich jetzt wohl den Kopf kratzen und sich fragen, was zur Hölle ich mir dabei gedacht habe. Kommt man da überhaupt noch voran?


Meine Ziele waren oft mit harten (und oftmals unrealistischen Deadlines) verbunden. Das hat mich nachts oft wach gehalten, weil ich innerlich schon wusste, dass es sowieso nichts wird. Ich hab mich wirklich sehr fertig gemacht, weil ich meinen Zielen immer hinterhergelaufen bin und von meinen täglichen To-Do-Listen vielleicht gerade mal die Hälfte an Aufgaben geschafft habe. Wenn überhaupt.


YouTube-Videos und Blogposts sind oft auf den letzten Drücker entstanden, oder gar nicht, und auch mit dem Schreiben ging es einfach nicht voran.


Ich kann euch gar nicht sagen, wie erleichtert ich war, als ich meine YouTube-Pause verkündet habe oder dass ich in diesem Jahr nur zwei Bücher veröffentlichen werde. Deine Seele 2 und Final Witches. Bei beiden habe ich nur eine vage Idee, wann ich sie veröffentlichen möchte, um mir selbst nicht mehr so viel Druck zu machen.


Und zukünftig möchte ich immer mindestens ein komplettes Buch in der Hinterhand haben, bevor ich auch nur einen möglichen Erscheinungstermin dafür ankündige. Das nimmt mir wirklich den Stress, den ich mir in den letzten Jahren gemacht habe und der mir die Freunde am Schreiben genommen hat.


Aber geht das denn wirklich ohne To-Do-Liste? Vergisst du dann nicht manche wichtigen Aufgaben und Arbeitsschritte?


Meine Alternative zur To-Do-Liste

Eine To-Do-Liste verwende ich nun wirklich nicht mehr, habe aber noch immer eine Übersicht mit den wichtigsten Aufgaben, die als nächstes erledigt werden müssen, um meine Autorenkarriere voranzutreiben. Ich nenne sie meine “Nächste Schritte”-Liste und habe sie digital in Google Docs. Sie öffnet sich immer, wenn ich meinen Browser starte, sodass ich vor der Arbeit einen kurzen Blick drauf werfen und entscheiden kann, was ich als nächstes tue.


So vergesse ich nichts, kenne die nächsten Schritte in die richtige Richtung und habe doch keinen Stress, weil ich weiß, dass ich dazu eine ganze Weile brauchen werde, um die Aufgaben abzuarbeiten. Und das ist okay.


Anmerkung: Demnächst zeige ich euch, wie ich eine solche “Nächste Schritte”-Liste erstelle und nutze. Folgt mir also auf Instagram und YouTube, um das nicht zu verpassen!


Das Ende der regulären Arbeitswoche

Während meines Brotjobs beim Gesundheitsamt als Kontaktermittlerin von Coronainfizierten haben wir eine Zeit lang in Schichten gearbeitet, um das Risiko einer Durchseuchung der Belegschaft zu minimieren. Stellt euch mal vor, was passiert wäre, wären plötzlich alle Ermittler infiziert gewesen. Wer hätte denn dann die Leute angerufen?


Diese Schichten waren nicht 8, sondern 6 Stunden lang, weil man die Leute schließlich nicht schon frühs um fünf oder nachts um zehn anrufen kann. Die Differenz haben wir mit Wochenendarbeit ausgeglichen, falls ihr euch fragt, was mit den restlichen Stunden passiert ist.


Jetzt mögen sich manche wundern, was das mit Produktivität zu tun hat. Und speziell mit meiner Arbeitsweise. Nun, ich habe festgestellt, dass ich in diesen 6 Stunden oft wesentlich mehr (oder zumindest gleich viel) geschafft habe, wie während der 8 Stunden. Ich war fokussierter und konnte mich viel besser auf meine Arbeit konzentrieren, weil ich wusste, dass ich später noch ganz viel Zeit haben würde, um draußen im Garten zu lesen. Oder weil ich den Vormittag für mich hatte und da schon ganz viel geschrieben habe.


Die Frage für mich war: Lässt sich das auch auf meine Arbeit als Autorin anwenden? Sind 6 Stunden am Tag genug? Kann ich mich da besser konzentrieren, als wenn ich wirklich sämtliche Stunden, die ich nicht schlafe, zum Arbeiten verwende?


Und so wurde auch das Teil meines Experiments. 6 Stunden fokussiert arbeiten, an sieben Tagen in der Woche.


In Zeiten, in denen über die Vier-Tage-Woche gesprochen wird und Homeoffice immer häufiger zum Einsatz kommt, eine durchaus berechtigte Frage.


Aber hier noch eine Sache: Es sind 6 Stunden FOKUSSIERTER Arbeitszeit. Ich sitze hier nicht nur an meinem Schreibtisch rum und warte, dass die Stunden vorbei sind und ich endlich wieder tun kann, was ich will.


Ach ja, und wie genau soll das gehen? Das fragen sich sicher einige und die Antwort liegt in einer teils geliebten, teils verhassten Produktivitätsmethode: in der Pomodoro-Technik.


Wie funktioniert die Pomodoro-Technik?

Weil ich gerne dazu noch einmal einen eigenen Artikel schreiben möchte, halte ich mich hier sehr kurz. Traditionell wird bei der Pomodoro-Technik ein Set mit vier 25-minütigen Arbeitssessions und jeweils fünf Minuten Pause dazwischen durchgeführt, danach dann eine längere Pause und dann die nächste Pomodoro-Runde.


Und genau so mache ich das auch. 3 Pomodoro-Runden mit je zwei Stunden macht 6 Stunden insgesamt. Die Pausen dazwischen nutze ich fürs Frühstück, Mittagessen und einen Spaziergang oder Hausarbeit, damit die Wohnung nicht ganz im Chaos versinkt. Oder ich quatsche mit der Familie und den Katzen. Also praktisch das, was man auf der Arbeit in der Teeküche tun würde, wenn man da auf Kollegen trifft.


Und so garantiere ich, dass ich während der 25 Minuten wirklich so konzentriert wie möglich an meinen Aufgaben arbeite oder schreibe. Alles andere kann ich in den Pausen erledigen. Und wenn es ganz wichtig ist, schreibe ich es mir eben auf, damit ich es nicht vergesse.


Wäre es mein normaler Brotjob gewesen, hätte ich das nicht so gemacht. Da hätte ich mich mit Kollegen verquatscht, hier und da mal im Internet nach den neusten Nachrichten geschaut, WhatsApp-Nachrichten beantwortet oder sonst wie die Zeit verschwendet. Und das habe ich so ähnlich auch vor meinem Experiment als Selbstständige gemacht. Mit der Pomodoro-Technik habe ich mir eine Art künstliche Selbstdisziplin angeeignet, die sich allmählich auszahlt.


Und das war’s. Mehr Regeln habe ich mir zu Beginn nicht auferlegt und einfach geschaut, wie ich damit zurecht komme. Je nachdem, wie es gelaufen ist, waren ein paar Änderungen nötig.


Das Prozedere optimieren

Das war auch eine wichtige Entscheidung: Nicht stur an meinen Leitlinien festhalten, sondern innehalten und sie notfalls anpassen, wenn ich merke, dass etwas nicht so gut funktioniert. Und da gab es ein paar Dinge, die ich angepasst und zu meinen Leitlinien hinzugefügt habe.


Das Schreiben zuerst

In den ersten Tagen habe ich gemerkt, dass ich oft kaum noch Energie und Lust hatte, wenn es Zeit war, zu schreiben. Meistens habe ich das immer als Letztes gemacht, wenn ich mit Marketing und meinem anderen Projekt (zu Beginn noch das Pseudonym) schon durch war. Da lagen die Nerven meistens schon blank und der Gehirnschmalz war für den Tag aufgebraucht.


Aber: Wenn ich keine neuen Bücher schreibe, oder nur alle paar Tage ein paar hundert Worte, wird das mit der Autorenkarriere nie was. Also musste sich da was ändern.


Einzig logische Lösung: Meine erste Pomodoro-Runde am Tag verbringe ich mit dem Schreiben meiner aktuellen Rohfassung. Und das war schon einmal ein guter Schritt.


Wordcount-Minimum

Ja, ich weiß, oben habe ich noch geschrieben, dass es mir nicht geholfen hat, mir einen täglichen Wordcount zum Ziel zu nehmen. Bei Camp NaNoWriMo im April waren es z.B. 2.500 Worte und selbst das habe ich nicht geschafft.


Und woran lag das? Weil ich eigentlich viel mehr von mir erwartet habe. Ohne Scheiß, ich hatte einen Plan, bis Mitte 2023 meinen täglichen Wordcount auf 10.000 Worte zu steigern. Jeden verdammten Tag wollte ich 10.000 Worte schreiben! Wie unrealistisch das ist, weiß ich jetzt, aber trotzdem habe ich mich damit lange unter Druck gesetzt.


Aber warum jetzt doch ein Wordcount-Ziel, wenn es dir doch davor auch nicht geholfen hat?


Weil ich einfach mal ausprobieren wollte, ob an Stephen Kings berühmten 2.000 Worten am Tag was dran ist. Das ist übrigens mein Ziel. 2.000 Worte. Wenn ich einen guten Tag habe, bekomme ich das in zwei 25-Minuten-Sessions locker hin. Und wenn nicht, habe ich noch zwei weitere in meiner Pomodoro-Runde.


Dazu nutze ich auch einen Farblichen Tracker und schreibe mir für jede der Sessions den Wordcount auf. Im Blogpost zu meiner Schreibroutine erzähle ich mehr dazu, wie ich die Wörter zähle und mich zusätzlich motiviere, falls ihr damit auch Probleme habt.


Bye Bye Pseudonym

Da lief es in letzter Zeit nicht mehr so gut und ich hatte keine Lust mehr, ständig das gleiche zu schreiben. Und, wenn ich ehrlich bin, weiß ich gar nicht, ob das so lukrativ war.


Ich glaube, hätte ich die Zeit, die ich ins Pseudonym investiert habe, für meine Kate-Bücher genutzt und mit genau dem selben Feuereifer daran gearbeitet, wäre ich karrieretechnisch jetzt woanders und meine Leser hätten mindestens zwei neue Bücher in ihren Regalen stehen.


Warum habe ich es so lange damit ausgehalten?

Weil man da ein ziemlich schnelles Erfolgserlebnis hatte. Ich habe so gut wie jede Woche etwas Neues veröffentlicht und es fühlt sich einfach gut an, etwas abzuschließen und praktisch gleich darauf dafür bezahlt zu werden. Und ja, das liebe Geld war auch ein Motivator, wobei es gar nicht so viel war, wenn man das mal hochrechnet. Mindestlohn hätte ich damit auch nicht gemacht, aber durch das Pseudonym habe ich auch so einiges gelernt.


Indem ich es jetzt weglasse, habe ich wieder mehr Zeit, um mich auf meine Bücher zu besinnen. Zwei meiner Pomodoro-Runden investiere ich nun in meine Kate-Bücher und eine ins Marketing samt Social Media.


Und? Warst du jetzt produktiver? Hat sich das Experiment gelohnt?


Die Ergebnisse meines Produktivitätsexperiments …

Werfen wir doch erstmal einen Blick auf die kalten, harten Fakten … äh … Zahlen:


Meine Arbeitsstunden

Hat es wirklich geklappt mit den 6 Stunden am Tag? Oder war das alles nur heiße Luft?

Schauen wir uns doch mal diese schönen Grafiken an. Sie zeigen jeweils die einzelnen Pomdoro-Sessions (25-Minuten-Blöcke), die ich in den vier Wochen meines Experiments abgearbeitet habe.


Experiment-Woche 1
Experiment-Woche 2
Experiment-Woche 3
Experiment-Woche 4

Um mein 6 Stunden Soll zu erreichen, hätte ich täglich 12 Sessions einhalten müssen, in der Woche knapp 84. Wie ihr seht, habe ich das nicht geschafft. Aber, ich bin nah ran gekommen und bin wirklich stolz auf mich, dass ich so viel geschafft habe. Denn, wie ich oben schon erklärt habe, habe ich die Stunden nicht bloß abgesessen, sondern wirklich hart gearbeitet.

An manchen Tagen hatte ich Migräne, an anderen familiäre Verpflichtungen, aber alles in allem habe ich wirklich jeden Tag zumindest ein bisschen was gemacht.


Wochen im Vergleich

Im Durchschnitt habe ich wöchentlich trotzdem 69 Sessions geschafft, also circa 34,5 Stunden insgesamt. Und da sind Dinge wie Recherche oder “Ideenspaziergänge” und nächtliche Geistesblitze gar nicht eingerechnet.


Wenn ihr eine bessere Erklärung für die Schwankungen haben wollt, könnt ihr gerne auch in die Schreibupdates von dieser Zeit reinschauen. Dort habe ich oft nochmal erklärt, was in der Woche so alles passiert ist und wie es mit der Arbeit lief.

Wordcounts?

Während dieses Experiments habe ich ausschließlich an Final Witches, dem abschließenden Teil meiner Witch’s World Serie geschrieben. Erst ab dem 25.04. habe ich beschlossen, das Schreiben zu priorisieren und mir ein festes Ziel von 2.000 Wörtern pro Tag zu setzen. Deswegen habe ich auch erst für diesen Zeitraum wirklich feste Zahlen, was den Wordcount angeht.


Wordcounts während des Experiments

Insgesamt waren es knapp 37.000 Worte. Durchschnittlich also eher 1.300 Worte am Tag, aber das ist okay. Mehr als okay sogar. Denn es ist mehr als ich davor zustande gebracht habe.


Feelings?

Wenn ich ehrlich bin (und wie man sicher gemerkt hat), habe ich das Experiment nicht gemacht, um die perfekten Zahlen vorweisen zu können. Ich habe es durchgeführt, um herauszufinden, was für mich die beste Arbeitsweise ist. Und ich glaube, ich habe endlich etwas gefunden, das für mich wirklich gut funktioniert.


Und wisst ihr, was das Beste ist?

Ich fühle mich nicht mehr gestresst oder wie ein fauler Loser, sondern wie jemand, der wirklich etwas geschafft hat. Jeden Abend kann ich auf meinen kleinen Tracker schauen und sehen, wie viele Stunden ich gearbeitet und wie viele Wörter ich geschrieben habe.


Ich fühle mich seitdem freier und glücklicher und endlich so, als wäre ich in meiner Selbstständigkeit angekommen. Und das war das Hauptziel dieses Experiments.


Ein treibender Faktor ist dabei sicher das Schreiben selbst. Jeden Morgen schon die 2.000 Wörter gedanklich abhaken zu können und zu wissen, dass man Fortschritte im Manuskript gemacht, gibt mir einen riesigen Motivationsschub. An Tagen, an denen ich mich wirklich nicht zum Schreiben aufraffen kann, fühle ich mich stattdessen schlecht und habe auch sonst kaum Lust aufs Arbeiten.

Es war also die richtige Entscheidung, es zu priorisieren und mir ein realistisches Ziel zu setzen, das ich in den 4 Sessions wirklich erreichen kann (selbst wenn ich alte Kapitel korrigiere oder ein neues Planen muss).


Aber die toxischen Grind-Mindsets und unrealistisch hohen Erwartungen an mich sind endlich Geschichte. So glücklich und zufrieden war ich schon lange nicht mehr, vielleicht noch nie mit einem Job.


Parallelen zu bekannten Produktivitätstipps

Und wisst ihr, was lustig ist?

Im Prinzip vereint meine neue Arbeitsweise eine ganze Menge dieser Produktivitätstipps, die zuvor nicht wirklich für mich funktioniert haben. Aber jetzt habe ich sie mir wirklich zu eigen gemacht und so abgewandelt, dass ich damit wirklich gut auskomme. Dass das tatsächlich so ist, habe ich übrigens erst hinterher gemerkt, als ich diesen Artikel verfasst habe.

  • Wo tracke ich meine Arbeitszeit? - In einer Art Bullet-Journal-Spread

  • Ich nutze die Pomodoro-Technik in drei Blöcken für drei unterschiedliche Projekte. Klingt das nicht ein bisschen wie Time-Blocking?

  • Ein Wordcount-Ziel hat doch für mich funktioniert (auch wenn es ein sehr loses Ziel ist, mehr ein Richtungsweiser …)

  • Ich fokussiere mich zwar nicht nur auf ein Projekt, aber mehr als zwei Projekte kann ich auch nicht stemmen (und dann auch immer nur, wenn sie sich in zwei unterschiedlichen Phasen befinden, also z.B. Rohfassung und Planung)

Das ist glaube ich, das Wichtigste, was ich aus dieser ganzen Sache mitnehme:

Produktivitätsgurus können uns viel erzählen und sicher sind ihre Tipps und Methoden hilfreich, aber nur, wenn man sie ausprobiert und an seine eigenen Bedürfnisse anpasst. Blindlings irgendeinem Ratschlag zu folgen, nur weil YouTuber XYZ oder Autor ABC das gesagt hat, bedeutet nicht, dass es auch für mich genauso gut funktioniert.


Klar, ist doch logisch!, werden jetzt einige denken.


Schon irgendwie, aber wie oft haben wir nach dem Heiligen Gral der Produktivität gesucht. Und hey, wenn uns das ein erfolgreicher YouTuber erzählt, oder ein Autor mit X verkauften Büchern, muss doch irgendwie was dran sein. Die Leute aus den Kommentaren und Buchrezensionen schwören doch auch darauf. Also, warum sollte es für mich nicht funktionieren?


Ich glaube, jeder von uns hat irgendwann mal so gedacht. Aber irgendwann kommt der Punkt, an dem man nicht mehr nur anderen folgen, sondern sein eigenes Ding durchziehen muss. Und ich bin froh, dass ich das jetzt geschafft habe. Vielleicht hilft dieser Blogpost ja auch jemandem von euch, diesen Schritt zu wagen und herauszufinden, wie man all diese Tipps nutzen kann (oder nicht), um seine eigenen Ziele zu erreichen.


Und jetzt?

Meine Leitlinien samt Änderungen, die ich während des Experiments vorgenommen habe, werde ich so weiter behalten, vielleicht auch weiter optimieren, aber so fühle ich mich aktuell einfach am wohlsten und am erfolgreichsten.


Falls ihr zu einem Aspekt der Denkansätze aus diesem Blogpost noch mehr Informationen und Erklärungen möchtet, wie genau ich dabei vorgehe, sagt Bescheid. Zur Pomodoro-Technik und meiner “Nächste Schritte”-Liste werde ich demnächst definitiv noch einige Beiträge verfassen, bin aber für Fragen und Vorschläge immer offen.


eure kate



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Über Kate Stark

Schreibt Bücher und macht YouTube-Videos über ihr Autorenleben.
Liebt Social Media, Fantasy, Notizbücher und Schokolade.